Każda Twoja decyzja od zmiany menu przez zakupy aż po zmianę cen będzie obarczona ryzykiem jeżeli nie znasz szczegółów swojego biznesu. Taka rosyjska ruletka, zwłaszcza teraz. Decyzje finansowe, które mogą Ci się wydawać słuszne i potrzebne mogą przynieść odwrotny efekt w wyniku finansowym jeżeli regularnie nie znasz swojego rachunku zysków i strat - nazywanego również P&L czyli profit & lost account lub potocznie, choć nieprawidłowo bilansem.
Dzisiaj, kiedy ceny potrafią się zmieniać z dostawy na dostawę szybka i sprawna kalkulacja może Ci pomóc bezpiecznie, z tygodnia na tydzień prowadzić biznes przez kryzys. Dlaczego z tygodnia na tydzień? Podsumowywanie biznesu co miesiąc lub rzadziej w dzisiejszej sytuacji ekonomicznej może być Twoim być albo nie być, może być spóźnione. Warto zatem podjąć ten regularny i niezbyt wielki wysiłek, aby prowadzić biznes bezpieczniej a już napewno z pełną wiedzą jakie wyniki generuje Twój lokal.
Każda decyzja podjęta mając przed oczami rachunek zysków i strat jest bezpieczniejsza.
JAK WYGLĄDA STRUKTURA RACHUNKU? JAKICH ZASAD NALEŻY PRZESTRZEGAĆ? JAK GO SPRAWNIE PRZYGOTOWAĆ?
Posługuj się cenami netto.
Dla klarowności i precyzji danych w odniesieniu do sprzedaży i cen zakupu posługuj się cenami netto. Różnice w stawkach podatkowych, możliwa optymalizacja i odliczenia, sama kwestia VAT to osobne tematy, które skomplikowałyby nam obraz Twoich finansów w rachunku.
Wyniki finansowe podsumowuj co tydzień, maksymalnie co miesiąc. Regularnie.
O przyczynach pisałem we wstępie. Szybkość zmiany cen dostaw i innych kwestii zmusza do częstej kontroli biznesu. Jeden tydzień z czterech w miesiącu może zdecydować o Twoim finalnym wyniku. Licz co tydzień, dla własnego spokoju.
Food cost / bar cost jest podstawą przygotowania rachunku.
Jeżeli chcesz mieć rachunek co tydzień, co tydzień potrzebna będzie inwentaryzacja i policzenie Twojego zużycia rzeczywistego produktów. Szczegóły na ten temat znajdziesz w mojej poprzedniej publikacji: FOOD COST: kontrola i zarządzanie https://blackboard-consulting.pl/know-how/zarzadzanie-i-kontrola-food-cost/
Skrupulatnie i na bieżąco administruj fakturami.
W ten sposób szybko uzyskasz dane do przygotowania rachunku. Możesz prowadzić osobny plik lub jeżeli korzystasz z pomocy księgowości stamtąd uzyskasz dane. Warta poinformować księgowość jakich danych, w jakim formacie i jak często będziesz potrzebować.
Kwoty i procenty.
Wszystkie pozycje w rachunku obliczamy procentowo w odniesieniu do sprzedaży netto.
Adekwatności kosztów.
Bez względu na to czy rachunek przygotowujesz dla miesiąca czy tygodnia koszty, koszty które się w nim znajdą powinny dotyczyć tylko tego okresu. Jeżeli np. masz fakturę za koncesję lub za ogródek letni, która dotyczy kilku letnich miesięcy to w rachunku powinna znaleźć się kwota dotyczącą wyłącznie danego tygodnia czy miesiąca a nie cała kwota za okres koncesji lub ogródka.
STRUKTURA RACHUNKU ZYSKOW I STRAT.
Rachunek zysków i strat otwiera sprzedaż netto. Od niej odejmujemy FOOD COST i BAR COST. Dla pełnego obrazu i późniejszych decyzji dotyczących oferty obu grup warto te koszty rozdzielać właśnie na koszty żywności i napojów (alkoholowe i niealkoholowe). Obliczenie food/bar cost jest warunkiem przygotowania rachunku zysków i strat.
Jeżeli uzyskujesz inne dochodzi niż ze sprzedaży produktów (reklama w lokalu, bonusy od dostawców itp.) wykazujesz je nie w pozycji sprzedaży, ale jako element swoich "kosztów", który je pomniejsza.
Od pozostałej kwoty odejmujesz KOSZTY PRACY. Koszty te wpisujesz do rachunku w koszcie pracodawcy, czyli całkowitą kwotę jaką ponosisz na płatności związane z pensjami stałymi i godzinowymi, bonusami, nagrodami itp.
Kolejnymi kosztami do odjęcia są KOSZTY ADMINISTRACYJNE:
- prąd
- gaz
- woda
- drewno do pieca
- koszty logistyki: paliwo, leasing, naprawy
- drobne remonty
- drobny sprzęt kuchenny, barowym, na salę
- artykułu biurowe
- marketing i promocje
- opłaty, koncesje, licencje, mandaty
- obsługa kart kredytowych
- chemia
- opakowania
W przypadku kosztów chemii i opakowań warto te artykuły również inwentaryzować i liczyć ich zużycie w taki samo sposób jak food cost. Powodem jest to, że często zakup tych składników jest drogi a zużycie dłuższe niż okres, dla którego przygotowujemy rachunek. Liczenie zużycia pozwoli Ci odnieść do rachunku tylko te koszty chemii i opakowań, które dotyczą okresu rozliczeniowego. Unikniesz w ten sposób zafałszowania wyniku Twojego rachunku.
Ostatnim kosztem, które odejmujesz od naszej sprzedaży jest czynsz. Jeżeli nie jest to czynsz obrotowy a rachunek przygotowujesz dla tygodnia to miesięczną kwotę czynszu dzielimy na tygodnie i wpisujemy wartość dotyczącą danego tygodnia.
W ten sposób otrzymasz swój wynik finansowy, czyli zysk operacyjny lub stratę, tzw. EBITDA (earnings before interests, tax, depreciation & amortization). To z tej kwoty, jeżeli mamy ją na plusie, będziemy płacić podatki, odsetki, amortyzacje i inwestycje. Jest kluczowym i najważniejszym wskaźnikiem opłacalności biznesu w każdej branży.
Mając tak policzony rachunek zysków i strat możesz dokładnie zobaczyć, jak działa Twój lokal i podejmować precyzyjne a przede wszystkim szybkie decyzje dotyczące tego co masz w ofercie, zakupów, zamówień (brak mrożenia nadmiernie gotówki w zapasach) czy innych wydatków. Zwinność i szybkość decyzyjna jest obecnie kluczowa.
Powyższe jest schematycznym przedstawieniem jak zbudować rachunek. Realnie Twój plik z rachunkiem będzie bardziej szczegółowy tak, aby uwzględniał wszystkie elementy kosztów i sprzedaży. Wtedy będzie czytelny i użyteczny dla Ciebie.
Jeżeli nie posiadasz pliku do kalkulacji Twojego rachunku możesz skontaktować się ze swoim dostawcą oprogramowania sprzedażowego - dobre firmy udostępniają takie pliki, które można pobrać z ich strony.
A ja zapraszam jeżeli szukasz wsparcia w przygotowaniu swojego pierwszego pełnego rachunku zysków i strat lub potrzebujesz poczuć się bezpieczniej z finansami Twojego lokalu lub sieci.
